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¿Cómo se registran los viáticos en contabilidad?

Registrar viáticos en contabilidad suele llevar tres asientos: anticipo como deudor, gasto al comprobar y reintegro del sobrante. Con códigos SAT y topes.

Por Miguel Torres ·

Los viáticos suelen registrarse en contabilidad en tres momentos. Cargas el anticipo a deudores diversos. Cuando se comprueba, pasas el gasto a viáticos y gastos de viaje y separas el IVA. El sobrante regresa a bancos. Lo que excede los topes diarios no es deducible. Lo que tu empleado no compruebe, en general, queda fuera de su exención de ISR.

¿Cómo se registran los viáticos en contabilidad?

Una forma común de registrar viáticos en contabilidad trata el anticipo como saldo a cargo de quien viaja hasta que lo comprueba. Con $5,000 de anticipo y facturas por $4,000 más $640 de IVA, dentro de los topes:

Momento Cargo Abono
Anticipo 107.01 Funcionarios y empleados (deudores diversos), $5,000 102.01 Bancos nacionales, $5,000
Comprobación 603.49 Viáticos y gastos de viaje, $4,000; 118.01 IVA acreditable pagado, $640 107.01, $4,640
Sobrante 102.01, $360 107.01, $360

Con tarjeta de la empresa no hay anticipo. Cargas gasto e IVA directo y abonas a bancos o a la cuenta de la tarjeta.

Los códigos salen del Anexo 24 de la Resolución Miscelánea. Si envías contabilidad electrónica, asocias cada cuenta al código más apropiado según su naturaleza (regla 2.8.1.5). "Viáticos y gastos de viaje" existe en cuatro grupos: 601.49 generales, 602.49 venta, 603.49 administración y 604.49 fabricación. Qué código usar y cómo armar la póliza lo define tu contador.

Registra cada asiento en el mes de la operación, dentro de los cinco días siguientes, y relaciónalo con el folio del comprobante fiscal o la documentación comprobatoria (artículo 33, apartado B del Reglamento del Código Fiscal).

¿Cómo comprobar gastos de viáticos?

Para comprobar viáticos, quien viajó te entrega una relación de gastos con sus comprobantes fiscales anexos (artículo 57 del Reglamento del ISR). En la práctica, a quien viaja le toca:

  1. Pedir factura de cada gasto en México. Si solo trae el ticket, facturarlo antes de que venza el plazo del comercio.
  2. En el extranjero, pedir documentación comprobatoria que cumpla las reglas del SAT.
  3. Anotar fecha y monto de cada gasto, porque los topes son diarios.

¿Cuándo los viáticos no son deducibles?

Los viáticos no deducibles son los que incumplen el artículo 28, fracción V de la Ley del ISR y la parte que excede sus topes. Incumplen si:

  • Se gastan dentro de 50 km del establecimiento donde la persona presta normalmente sus servicios.
  • Quien viaja no es tu empleado ni te presta servicios profesionales.
  • Se destinan a algo distinto de hospedaje, alimentación, transporte, renta de auto o kilometraje.
  • No traen comprobante fiscal o, en el extranjero, documentación comprobatoria.

Aunque cumplan, solo deducen hasta estos topes diarios:

Gasto México Extranjero Pide comprobante de
Alimentación, por persona $750 $1,500 Hospedaje o transporte. Si solo hay transporte, pago con tarjeta de crédito de quien viaja
Renta de auto $850 $850 Hospedaje o transporte
Hospedaje Sin tope en la fracción V $3,850 En el extranjero, transporte

El excedente se suele llevar a una cuenta de no deducibles (603.81 en administración). Como ese gasto deduce en parte, su IVA solo se acredita en esa proporción (artículo 5o., fracción I de la Ley del IVA). De $1,000 más $160 de IVA en comida de una persona, en un día en México, deduces $750 y acreditas $120. Más casos en gastos no deducibles.

¿Qué sucede con los viáticos no comprobados?

Los viáticos no comprobados, en general, no están exentos de ISR para el empleado. El artículo 93, fracción XVII de la Ley del ISR solo exenta los efectivamente gastados en servicio del patrón y respaldados con comprobantes fiscales. El artículo 94 considera ingreso por salarios las prestaciones de la relación laboral. Por eso lo no comprobado puede tratarse como salario, aunque la ley no lo dice expresamente. Tu contador define cómo llevarlo a nómina.

El artículo 152 del Reglamento del ISR permite no presentar comprobante de hasta 20% del total de viáticos gastados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitirlo, sin pasar de $15,000 en el ejercicio. El resto debe pagarse con tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón y lo no gastado debe devolverse. Hospedaje y pasajes de avión quedan fuera.

Ese 20% es para la exención del empleado, y además exige cumplir la fracción V del artículo 28. Para tu deducción en México, esa fracción sigue pidiendo comprobante fiscal.

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Fuentes

Esto no es asesoría fiscal. Son las reglas generales con su fuente; tu caso lo revisa tu contador.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se declaran los viáticos en la nómina?

En el CFDI de nómina reflejas los viáticos a los que aplicaste la exención del artículo 93, fracción XVII de la Ley del ISR. Si lo entregas en tiempo y forma, la regla 2.7.5.3 de la Resolución Miscelánea te permite dar por cumplida la obligación de expedir la constancia y el comprobante anuales que el artículo 99, fracción VI pide a más tardar el 15 de febrero.

¿A nombre de quién va la factura de viáticos?

Si viaja alguien que te presta servicios profesionales, debe ir a nombre de tu empresa. Si es tu empleado, el artículo 57 del Reglamento del ISR permite además que vaya a nombre de esa persona. Para el IVA, la ley pide que te lo hayan trasladado a ti (artículo 5o., fracción II), así que confirma con tu contador antes de pedirla a su nombre.

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